Pourquoi l'office manager est le meilleur allié du chef d'entreprise

Quand on dirige une entreprise de trente, cinquante ou cent personnes, on imagine que ses journées seront consacrées aux clients, à la stratégie et à l'équipe. Dans les faits, une bonne partie de la semaine part dans des sujets que personne n'a prévus dans l'organigramme : le bail à renégocier, la mutuelle qui change ses conditions, l'ordinateur du nouveau commercial qui n'est pas arrivé, le prestataire de ménage qui ne vient plus le jeudi. Aucun de ces sujets n'est grave pris seul, mais ils ont tous un point commun, qui est de remonter jusqu'au chef d'entreprise faute de quelqu'un d'autre pour les traiter.

C'est exactement là que l'office manager intervient, et c'est pour cette raison qu'il devient souvent la personne sur laquelle le dirigeant s'appuie le plus au quotidien.

Il reprend tout ce qui n'appartient à personne

Dans une PME, chaque fonction a un périmètre à peu près clair : les commerciaux vendent, la comptabilité facture, les RH recrutent. Entre ces périmètres, il reste une zone grise faite de contrats fournisseurs, d'assurances, de gestion des locaux, de matériel, de déplacements, d'organisation des séminaires et de dizaines de petites décisions pratiques. Tant que l'entreprise est petite, le dirigeant absorbe cette zone grise sans trop y penser, puis elle grossit avec l'effectif jusqu'à occuper plusieurs heures par semaine.

L'office manager en fait son métier. Il devient le point d'entrée unique pour tout ce qui touche au fonctionnement de l'entreprise, ce qui signifie que les salariés savent à qui s'adresser et que le chef d'entreprise cesse d'être le standard par défaut.

Il rend du temps, et surtout de l'attention

Le temps gagné est la partie visible, mais le vrai bénéfice se situe dans la tête du dirigeant. Un sujet administratif non traité continue d'occuper de la place même quand on n'y travaille pas : on y repense en réunion, le soir, ou au milieu d'un rendez-vous client. Savoir que quelqu'un de fiable suit le renouvellement du contrat de téléphonie ou la relance de l'expert-comptable permet de se concentrer pleinement sur ce qui fait avancer l'entreprise.

Beaucoup de dirigeants le formulent de la même manière après quelques mois : ils n'avaient pas mesuré le poids de ces sujets avant de ne plus les porter.

Il voit les problèmes avant qu'ils n'arrivent sur votre bureau

Parce qu'il est en contact avec tout le monde, des fournisseurs aux nouveaux arrivants, l'office manager repère très tôt ce qui se dégrade. Il remarque qu'un contrat arrive à échéance dans deux mois, que les bureaux seront trop petits au prochain recrutement, ou qu'une équipe attend son matériel depuis trois semaines et commence à s'agacer. Il traite ce qu'il peut traiter seul et ne fait remonter au chef d'entreprise que ce qui demande réellement une décision, avec les éléments pour la prendre rapidement.

Le dirigeant passe ainsi d'une gestion par l'urgence à une gestion où les sujets arrivent préparés.

Il soigne ce que les salariés vivent tous les jours

L'accueil d'un nouveau collaborateur en dit long sur une entreprise. Un poste prêt, des accès qui fonctionnent, un contrat signé à temps et quelqu'un pour expliquer le fonctionnement de la maison donnent une première impression que les discours ne remplacent pas. Il en va de même pour l'état des locaux, la qualité du café ou l'organisation d'un déjeuner d'équipe, qui paraissent secondaires jusqu'au jour où ils sont négligés.

L'office manager s'occupe de ces détails, ce qui soulage aussi les RH, souvent contraints de les gérer en plus de leur mission.

Il fait économiser plus qu'il ne coûte

Personne dans l'entreprise n'a le temps de comparer les offres d'assurance, de remettre en concurrence le fournisseur de fournitures ou de vérifier que les abonnements logiciels correspondent encore au nombre d'utilisateurs. Les contrats se renouvellent donc d'année en année aux mêmes conditions, et les dépenses de fonctionnement dérivent tranquillement. Un office manager qui reprend ces lignes une par une trouve presque toujours des économies, simplement parce qu'il est le premier à regarder.

Et quand l'entreprise n'a pas besoin d'un temps plein ?

C'est le cas de la majorité des PME et des startups. En dessous d'une certaine taille, le besoin existe bel et bien mais il ne remplit pas trente-cinq heures par semaine, et recruter revient à payer un poste complet pour une charge partielle.

L'office manager externalisé répond à cette situation. Il intervient quelques jours par semaine ou par mois selon la charge réelle, il arrive avec ses méthodes et ses outils, et l'entreprise ajuste le volume quand elle grandit. Le dirigeant bénéficie d'un professionnel expérimenté sans porter un recrutement, une période d'essai et le risque d'un départ au bout d'un an.

En résumé

Le chef d'entreprise a besoin de commerciaux pour vendre et d'experts pour produire, mais il a aussi besoin de quelqu'un qui fasse tourner la maison pendant qu'il s'occupe du reste. L'office manager tient ce rôle, discrètement, et c'est souvent en son absence que l'on mesure tout ce qu'il faisait.

Vous vous demandez combien de temps l'administratif vous prend réellement chaque semaine ? Parlons-en : chez OFFLY, nous commençons toujours par faire ce point avec le dirigeant.